Несколько рекомендаций для правильного составления e-mail-сообщений
Начиная любое дело нужно настраиваться только на достижение максимальных результатов, иначе и начинать не стоит. В любой сфере есть свои основные принципы и правила. Не является исключением в этом отношении и почтовая рассылка в Интернете. Приведенные ниже рекомендации помогут Вам в создании эффективных почтовых сообщений. Они применимы ко всем типам e-mail-сообщений.
Первое впечатление самое сильное
Легкость и простота использования электронных почтовых ящиков разрешила нам некоторые относительные вольности в ежедневной связи. Но это не дает никакого права отправлять сообщения с ошибками. Отправитель должен проверить, а иногда и перепроверить рассылки на отсутствие грамматических и орфографических ошибок. Особенно это актуально в деловых сообщениях.
Ведь налаживание доверительных отношений с потенциальными партнерами основывается на чувстве уверенности во внимании к деталям.
Электронные сообщения подразумевают быстрый ответ
В Интернете люди живут по другим законам, здесь время течет значительно быстрее обычного. Если в обычной жизни человек за день может написать и отправить несколько писем, то в Интернете можно отослать несколько тысяч. Поэтому принято на электронное сообщение отправлять ответ не позже чем через 24 часа. При формировании ответа нужно оставлять часть письма, на которое отвечаете, это даст возможность получателю быстро уловить суть письма, на которое пришел ответ. По большему счету вопросы-ответы в e-mail-сообщениях довольно стандартные, поэтому небольшая база заранее написанных текстовок поможет значительно сэкономить время в традиционных ответах.
Сообщения должны быть читаемые
Зачастую в рамках тела e-mail-сообщения используют неформатированный (ascii) текст, который отличается особой невыразительностью и скукой. Информацию он передает, но не оставляет возможности передать тон, обогатить текст юмором, оборотами и другими нюансами. В рассылках очень важно сразу расположить человека к себе, заставить прочитать текст до конца. Для этого используются звездочки, пробелы, цитаты, заглавные буквы, особо важный участок можно выделить подчеркиванием. Не стоит забывать, что если слова или словосочетания, написанные полностью заглавными буквами, нужно воспринимать их как кричащие автором.
Осторожно с вложениями
Дело во всевозможных вирусах, которыми просто кишит Интернет, а вложения самый популярный способ их распространения. В целях разумной безопасности рекомендуется сообщения с вложения удалять не читая. Это, во-первых. Во-вторых, не известно насколько совместимы ваши с получателем программы и компьютерные платформы, сможет ли он элементарно открыть сообщение. Налаживая почтовую рассылку, уточните у своих получателей о возможности отправлять им приложения, и в какой форме.
Будьте корректными
Все пользователи Интернета представляют собой особый конгломерат. Но не стоит забывать о культурных, религиозных, моральных различиях и предпочтениях разных народов. Не зная их, можно легко обидеть или оскорбить человека, тогда ни о каких доверительных отношениях не может быть и речи. Разумным будет выбрать формальный тон сообщений и придерживаться его до полной уверенности в необходимости перехода на более непринужденный или приятельский уровень. Это правило должно стать самым главным в почтовых рассылках, оно будет служить вам гарантией того, что сообщение не оскорбит получателя неофициальным тоном, нарушением субординации, сленгом, плохим владением языком.
Не применяйте спам
Спамом принято считать все незапрашиваемые массовые электронные письма. Не важно, какую информацию они несут, возможно, самую необходимую для получателя, но такие письма никто не читает, а заносят в особый список. Для начинающих почтовых рассылок важно иметь безупречный мейл-лист.
И напоследок: помните: доверие, завоеванное годами, можно утратить за одну секунду.
